L’année 2020 aura été marquée par l’essor du travail à distance et la révolution des méthodes de collaboration. Face à l’évolution permanente du monde du travail, les nouveaux outils collaboratifs s’inscrivent désormais dans le quotidien de millions d’équipes à travers le monde.

Spécialiste des outils de collaboration dédiés à l’efficacité du travail en équipe, Klaxoon vous propose 4 actions clés pour développer l’engagement des collaborateurs et transformer vos pratiques de réunion avec Board, un espace de travail visuel complet pour le travail d’équipe. L’objectif ? Apporter toujours plus de valeur aux équipes dans un contexte de collaboration de plus en plus hybride.

#1 Gagner en productivité avec les méthodes agiles industrielles

L'amélioration continue et l’agilité sont des concepts qui ont vu le jour dans les usines Toyota dans les années 60. Ces méthodes, largement reconnues pour leur efficacité, reposent sur un engagement fort des équipes. L’intérêt de ces méthodes réside dans une adhésion forte des collaborateurs, qui se synchronisent au quotidien pour faire avancer leurs projets et prendre des décisions. Très plébiscitées dans le milieu industriel, ces méthodes sont pourtant restées peu utilisées dans d’autres secteurs d’activité jusqu’à récemment. Pour autant, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité, s’appuyer sur ces méthodes permet d’engager les équipes au quotidien et d’optimiser la performance globale de l’entreprise.

Rituels de synchronisation, pilotage de projet, ateliers de travail, formation : grâce à des centaines de modèles de réunion prêts à l’emploi et disponibles en un clic, Board permet l’appropriation et la diffusion de ces méthodes par les équipes, pour favoriser les échanges de manière très structurée.

#2 Des rituels pour se synchroniser en équipe

Le maintien d’une vie d’équipe à distance est indispensable pour assurer une collaboration efficace, structurer le temps de travail et maintenir la motivation dans la durée. La cohésion d’équipe passe par la mise en place de rituels adaptés. Ces derniers mois ont vu une très forte accélération d'un mouvement initié depuis quelques années : la mise en place de nouveaux moments de synchronisation d'équipes avec Klaxoon. On peut ainsi démarrer la journée par une matinale, une courte synchronisation de 15 minutes pour lancer la journée, partager les sujets en cours et les urgences à traiter au quotidien. Les rituels hebdomadaires quant à eux, permettent de partager les succès de la semaine, les difficultés rencontrées et les bonnes pratiques.

On peut également profiter des rituels d’équipe pour animer des moments plus informels : défis d’équipe, concours photo, partage de bonnes pratiques, échange sur les temps forts de l’équipe. Enfin, on n’hésite pas à redéfinir les temps de réunions : des synchronisations plus courtes, mais plus fréquentes pour pallier la baisse d’attention des participants et favoriser la motivation. Grâce à Live, solution de visioconférence intégrée à Board, vous choisissez la durée adaptée à vos besoins : 5, 15 ou 30 minutes renouvelables.

#3 Favoriser la créativité des équipes avec le management visuel

Le management visuel permet de créer un environnement de travail plus inclusif et plus participatif.

En rendant l’information plus visuelle, on fluidifie la communication interne, on favorise la prise de décision et on stimule la créativité de tous les collaborateurs.

Conçue sur la base de ces observations clés, la solution Board de Klaxoon est un espace de travail complet et visuel qui favorise la participation de tous. Lancé en 2020 suite aux enseignements tirés lors du premier confinement, Board est au cœur des nouvelles formes de collaboration : c’est un tableau blanc infini, un véritable espace d’expression dans lequel la parole est libérée. Ainsi, les membres de l’équipe co-construisent, partagent leurs idées de manière très visuelle et organisée.

Texte, vidéo, photo, croquis, lien web, vers documents partagés... En un seul endroit, Board permet de partager tout type de contenus et de médias. En un clic, on ajoute un diagramme, un schéma ou tableau pour structurer les idées visuellement ou démarrer rapidement une session de travail. Grâce à une palette de couleurs, d'arrière-plans, de formes, pinceaux, polices et connecteurs, on peut personnaliser simplement son Board et organiser le contenu de manière optimale. L’information est partagée et accessible à tous, d’un seul coup d’œil dans une interface très intuitive. Ainsi, on favorise la résolution de problèmes complexes en équipe, chacun stimule sa créativité, tout en en développant un mode de collaboration plus inclusif.

#4 Une expérience unifiée de collaboration à distance avec Teams 

En plus d'intégrer sa propre solution de visioconférence, Board s'interface également avec les outils du marché, tels que Microsoft Teams. Pour les temps de travail synchrones et asynchrones, l’interopérabilité entre Klaxoon et Teams permet d’offrir une expérience de travail en équipe complète et unifiée. En 2020, Klaxoon a reçu le prix Microsoft Partner of the Year dans la catégorie Modern Workplace App and Solutions for Microsoft Teams.

Avant la réunion, chaque membre de l’équipe la prépare en partageant ses idées dans le Board disponible dans le canal Teams. Au début de la réunion, un membre de l’équipe lance la visio dans Teams et chacun ouvre son onglet avec le Board Klaxoon : ainsi, l’équipe partage et collabore simplement et visuellement. Après la réunion, chaque membre de l’équipe peut revenir quand il le souhaite pour continuer les échanges, suivre l’avancement des projets. La réflexion avance de manière asynchrone, entre deux réunions.