Adobe, leader des solutions documentaires numériques depuis l’invention du format PDF, n'a jamais cessé d'être à l'avant-garde de ce mouvement. D’autres innovations ont suivi dont les signatures numériques qui sont devenues réalisables dans les PDF. Le Cloud Signature Consortium, dirigé par Adobe, a permis de proposer les premières signatures standard ouvertes pour le web et les mobiles. En parallèle, Adobe a développé Adobe Sensei, un moteur d’intelligence artificielle pilotant leurs solutions Cloud.

Dans la continuité de l’évolution de ses offres, Adobe met en lumière la nouvelle version de son service de signatures électroniques : Adobe Sign.

Les signatures numériques et électroniques représentent deux méthodes différentes de réaliser une signature sans papier, ni stylo. La première est celle qui permet le plus de sécurité et de conformité en demandant parfois une validation supplémentaire pour accéder à la signature. Elle permet de remplir des documents officiels importants souvent juridiques ou médicaux. Les signatures électroniques, quant à elles, sont plus récentes et plus rapides car elles permettent au signataire de cliquer, signer, et relâcher pour voir apparaitre sa signature sur le document. Depuis peu, la signature peut même être réalisée d'un simple geste. Cette méthode simple et rapide est la plus courante. Toutes deux constituent un moyen juridiquement valable d'obtenir un consentement ou une autorisation sur un document ou un formulaire électronique. Elles sont légales, testées, sécurisées, contrôlables et vérifiables.

Une fois adoptée, cette solution fera partie intégrante de l’expérience client puisqu’elle interviendra au moment de la signature finale. Un moment qui, s’il est fluide, permet de rendre le parcours client exceptionnel. Pour simplifier ce moment important, le destinataire n’a pas besoin d’installer Adobe Acrobat pour signer. Pour simplifier également la gestion des contrats du côté de l’expéditeur, une page sera jointe à la fin du PDF avec des horodatages indiquant la date d'envoi et de signature du document pour assurer le suivi. De plus, il est possible de l’intégrer aux logiciels que votre entreprise utilise déjà dont Microsoft Dynamics 365 for Talent, Salesforce, Apptus, Nintex, SAP Ariba, Box, Icertis, Dropbox, ServiceNow HR Service Deliver et Workday Business Process Framework dans lequel Adobe Sign est pré-intégré pour les professionnels des Ressources Humaines.

Il ne s’agit pas d’un nouveau logiciel qui nécessite une stratégie d’adoption. Contrairement à d’autres logiciels Adobe conçus pour les infographistes et impliquant d’être formé pour les utiliser, l’éditeur propose une interface intuitive et rapide à prendre en main pour Adobe Sign. Des fonctionnalités telles que le glisser-déposer rend l’interface intelligente pour limiter les erreurs et améliorer la productivité lors de la création d’un nouveau workflow notamment.

Cette solution, loin de ne proposer que l’ajout d’une signature électronique à un document PDF, permet également de simplifier la tâche des expéditeurs, approbateurs et signataires pour leur dégager du temps de productivité à travers plusieurs fonctionnalités :

WORKFLOWS

Les workflows vous permettent d’optimiser la gestion de vos documents en automatisant chaque tâche, à chaque étape d’une transaction. A l’aide d'outils de conception visuelle, ces workflows acheminent un ou plusieurs documents à un ou plusieurs destinataires signataires ou non, dans un ordre précis. Vous définissez le chemin que doit parcourir le ou les documents et Adobe Sign gère les envois, la récolte de données, les autorisations et les alertes de manière entièrement digitale et automatisée.

Chaque collaborateur peut suivre à tout moment l’avancement d’un workflow et interagir avec en fonction de son rôle de signataire, valideur, accepteur, remplisseur de formulaires, destinataire certifié ou délégant. En effet pour chaque document sont définies des personnes pour le modifier, le signer, le numériser ou l’envoyer, en fonction des besoins de la transaction et de l’avancement du workflow. Ainsi, le workflow est stoppé s’il manque une signature et une alerte est envoyée lorsque la date butoir approche.

Comme évoqué précédemment, il est possible de copier-coller un workflow existant pour en créer un nouveau. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps lorsque deux transactions sont semblables, s’il s’agit du même client, de la même commande ou d’un contrat similaire par exemple.

CLOUD

Un espace de stockage en ligne vous est réservé pour transférer tous les types de documents courants ou les récupérer. Un archivage automatique est réalisé sur ce stockage en ligne pour enregistrer chaque étape de la transaction ou du workflow. Toutes les parties conservent un exemplaire sécurisé du document signé, également stocké, de même que la piste d'audit, dans le Cloud ou dans le référentiel de votre choix.

MEGA SIGN

Mega Sign est outil intégré à Adobe Sign permettant d’envoyer un formulaire à des centaines de personnes en 1 clic. Il suffit d’importer un fichier « .csv » contenant les adresses emails destinataires, ainsi que d’autres informations personnelles comme le nom, le prénom, le numéro de téléphone ou encore le message d’accompagnement personnalisé. Ces données pourront être intégrées manuellement dans le document à signer pour désigner leurs emplacements, puis elles seront remplies automatiquement pour chaque destinataire. Une solution simple pour envoyer un nombre important de documents personnalisés à signer. Par la suite, il est possible d’assurer un suivi des signatures effectuées ou non par chaque destinataire grâce à un tableau de bord. Des rappels peuvent être envoyés automatiquement pour les signatures manquantes.

APPAREILS MOBILES

Une application est dédiée aux appareils mobiles pour permettre la signature de documents sur le périphérique de votre choix comme sur celui de votre destinataire. La collecte des signatures est rendue possible à distance avec la numérisation des documents imprimés avec l'appareil photo de l’appareil mobile. La photo peut être recadrée avant d’être transformée directement en PDF et envoyée par email pour remise sur un Cloud. De la même manière que sur un ordinateur, le destinataire n’a rien à télécharger pour signer le document et peut le signer sur un navigateur. Vous pouvez également retrouver vos tableaux de bord de suivi des signatures sur l’application mobile. La rapidité de l’utilisation de la signature dématérialisée n’a rien à envier aux traditionnels papier et stylo.

FORMULAIRES

Les formulaires peuvent être publiés sur un site web pour être remplis en ligne, signés et retournés en quelques secondes. De nombreux éléments sont personnalisables en fonction de vos besoins. Vous pouvez notamment imposer qu’une authentification soit requise pour accéder et remplir le formulaire en ligne.

NOTIFICATIONS

Si vous choisissez de les activer, vous recevrez une notification dès qu’un document est ouvert, signé, ou recevoir des alertes lorsque le formulaire est sur le point d’expirer et qu’une ou plusieurs signature manquent. De cette façon, vous pourrez envoyer des rappels pour faire avancer un projet.

MODÈLES

La création d’un modèle se déroule comme suit : Ajout des champs de signature ou de formulaire sur un document type puis enregistrement comme modèle pour le réutiliser à l’envi.

C’est également le cas pour les workflows. Avec l'outil visuel Workflow Designer, vous pouvez créer facilement des modèles pour éviter les erreurs courantes et garantir des résultats toujours corrects. Il suffit de spécifier une première fois les documents à inclure dans le contrat ; les caractéristiques des participants ; les champs de formulaire qui doivent être préremplis par l'expéditeur ; les modalités d'expiration ou mots de passe éventuellement applicables au contrat ; et les instructions aux utilisateurs. Pour que le modèle soit scalable à d’autres nombreuses transactions similaires.